LB-10 – Managed OpenProject

Leistungsgegenstand

Der Auftragnehmer betreibt für den Auftraggeber eine Managed OpenProject Umgebung (Projektmanagement und Collaboration) innerhalb der durch b'nerd bereitgestellten Systemumgebung. Die Leistung umfasst insbesondere: - Bereitstellung und Betrieb einer standardisierten OpenProject-Instanz - Betrieb der notwendigen Systemkomponenten und Basisdienste (u. a. Datenbank, Anhang-/Objektspeicher) - Monitoring, Incident-Handling und Wiederherstellung gemäß SLA - Einspielen sicherheitsrelevanter Updates sowie Minor- und Patch-Releases - Technischer Betrieb der Plattform einschließlich Basis-Backup und Wiederherstellbarkeit - Unterstützung bei allgemeinen Betriebsfragen im Rahmen des vereinbarten Supports

Der Schwerpunkt dieser Leistung liegt auf dem sicheren und stabilen Betrieb einer standardisierten OpenProject-Plattform.

Nicht Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung sind insbesondere: - individuelle Anpassungen oder Sonderkonfigurationen außerhalb der Standardplattform - inhaltliche Verwaltung von Projekten, Arbeitspaketen, Workflows und Inhalten - anwendungsseitige Nutzer-, Rollen- und Berechtigungsverwaltung im Tagesgeschäft - Einrichtung kundenspezifischer Workflows, Felder, Typen und Berichte - Migrationen, größere Versionswechsel oder komplexe Integrationsprojekte - Verantwortung für die in der Anwendung gespeicherten Inhalte und deren Rechtmäßigkeit

Kurzform: Der Auftragnehmer stellt den technischen Betrieb der OpenProject-Plattform sicher. Projekte, Inhalte, Workflows sowie die anwendungsseitige Nutzer- und Rechteverwaltung verbleiben im Verantwortungsbereich des Auftraggebers.

Technische Grundlage

Die Bereitstellung erfolgt innerhalb der b'nerd.cloud Systemumgebung gemäß: - Anlage LB-00 – Systemumgebung - Anlage LB-01 – Cloud & Storage Plattform - Anlage LB-02 – Managed Kubernetes

Die OpenProject-Umgebung wird standardisiert auf Basis der von b'nerd freigegebenen Architektur- und Betriebsmodelle betrieben. Der Auftragnehmer entscheidet über: - eingesetzte Basisarchitektur - Betriebs- und Deploymentmodell - Sicherheits- und Wartungsmechanismen - Monitoring- und Backup-Integration - technische Betriebsparameter der Plattform

Leistungsumfang

Standardbetrieb Der Auftragnehmer übernimmt: - Bereitstellung und Betrieb der OpenProject-Instanz - Betrieb der notwendigen Datenbank- und Storage-Komponenten - Verwaltung technischer Systemkonfigurationen - Überwachung des Plattformzustands - Incident-Handling gemäß SLA - Einspielen sicherheitsrelevanter Updates - Durchführung regulärer Minor- und Patch-Upgrades - Wiederherstellung der Betriebsfähigkeit im Störungsfall

Die Leistungen erfolgen innerhalb des standardisierten Betriebsmodells des Auftragnehmers.

Projekt-, Nutzer- und Workflow-Verwaltung Der Auftraggeber verwaltet Projekte, Arbeitspakete, Workflows, Nutzer, Rollen und Berechtigungen grundsätzlich eigenständig innerhalb der bereitgestellten OpenProject-Umgebung. Der Auftragnehmer unterstützt bei technischen Problemen oder Plattformstörungen gemäß SLA. Nicht Bestandteil der Standardleistung sind: - Anlage und Organisation von Projekten und Arbeitspaketen - Rechte- und Rollenmodellierung - Konfiguration kundenspezifischer Workflows, Typen, Felder und Berichte - inhaltliche Pflege im Tagesgeschäft

Updates und Versionsmanagement Sicherheitsupdates sowie Minor- und Patch-Releases werden vom Auftragnehmer im Rahmen regulärer Wartungsfenster durchgeführt. Major-Upgrades oder größere Architekturänderungen werden - vorab angekündigt - gemeinsam abgestimmt - gesondert geplant - nach Aufwand abgerechnet

Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber über mögliche Auswirkungen auf: - kundenspezifische Workflows und Konfigurationen - Integrationen und API-Nutzung - Authentifizierungs-/SSO-Anbindung - installierte Module/Plugins - kundenspezifische Erweiterungen

Die Analyse und Anpassung kundenspezifischer Konfigurationen liegt im Verantwortungsbereich des Auftraggebers.

Integrationen und Anwendungskonfiguration Die Integrations- und Konfigurationsfunktionen stehen im Rahmen der Standardplattform grundsätzlich zur Verfügung. Nicht Bestandteil dieser Leistung sind insbesondere: - Einrichtung und Pflege von SSO/Authentifizierungs-Anbindungen (z. B. via Managed Keycloak) - Konfiguration des E-Mail-/SMTP-Versands über kundenseitige Systeme - Anbindung externer Systeme (API-Integrationen, Webhooks) - Konzeption und Aufbau kundenspezifischer Workflows und Berichte - Migration bestehender Projektdaten

Diese Leistungen können gesondert gemäß LB-06 „DevOps as a Service" beauftragt werden.

Backup & Wiederherstellbarkeit

Der Auftragnehmer integriert die OpenProject-Plattform in die standardisierten Backup- und Wiederherstellungsmechanismen gemäß Anlage LB-04. Dies umfasst insbesondere: - Sicherung der OpenProject-Systemdaten - Sicherung relevanter Persistenzdaten (Datenbank und Anhänge) - technische Wiederherstellbarkeit der Plattform - regelmäßige Überwachung der Backup-Prozesse

Nicht Bestandteil dieser Leistung sind: - fachliche Validierung wiederhergestellter Daten - Wiederherstellung einzelner Projekt-/Arbeitspaketzustände ohne vorhandene Sicherung - Wiederherstellung versehentlich gelöschter Inhalte außerhalb vereinbarter Retention - Garantien für bestimmte RTO- oder RPO-Werte

Monitoring & Incident Handling

Der Auftragnehmer überwacht die OpenProject-Plattform im Rahmen des standardisierten Monitoring- und Alerting-Systems gemäß LB-05. Dies umfasst insbesondere: - Verfügbarkeitsüberwachung - Ressourcenüberwachung - Monitoring kritischer Plattformkomponenten (Anwendung, Datenbank) - Alarmierung bei technischen Störungen - Incident-Bearbeitung gemäß SLA

Nicht Bestandteil sind: - inhaltliche Analyse von Projekt- oder Workflow-Problemen - Anwenderschulung und fachlicher Anwendungssupport - Troubleshooting kundenspezifischer Integrationen

Nutzungsvoraussetzungen

Der Auftraggeber verpflichtet sich, die bereitgestellte OpenProject-Umgebung ausschließlich innerhalb des vorgesehenen Betriebsmodells zu verwenden. Nicht zulässig ohne vorherige Abstimmung sind insbesondere: - Eingriffe in System- oder Plattformkonfigurationen - Installation nicht freigegebener Erweiterungen oder Plugins - Änderungen an Betriebs- oder Sicherheitsmechanismen - Umgehung definierter Backup-, Sicherheits- oder Betriebsprozesse

Eigene administrative Eingriffe dürfen ausschließlich nach Abstimmung und Freigabe durch den Auftragnehmer erfolgen.

Abgrenzung der Verantwortung

Bereich	b'nerd	Auftraggeber
Betrieb der OpenProject-Plattform	✔
Monitoring & Incident Response	✔
Sicherheitsupdates & Lifecycle	✔
Projekt-, Nutzer- & Rechteverwaltung		✔
Inhalte, Arbeitspakete & Daten		✔
Kundenspezifische Workflows, Felder & Berichte		✔
Integrationen (SSO, E-Mail, externe Systeme)		✔
Anwendungsfachlicher Support & Schulung		✔

Kurzform: Projekte, Inhalte, Workflows, anwendungsseitige Nutzer-/Rechteverwaltung und Integrationen verbleiben vollständig im Verantwortungsbereich des Auftraggebers. b'nerd übernimmt Betrieb, Wartung, Monitoring und Incident Response der OpenProject-Plattform selbst.

Zusatzleistungen / Abrechnung zusätzlicher Leistungen

Nicht Bestandteil des Standardbetriebs sind insbesondere: - größere Konfigurationsänderungen - Architektur- oder Prozessberatung - Migrationen und Plattformumbauten - individuelle Integrationen (SSO, E-Mail, externe Systeme) - individuelle Sicherheits- oder Compliance-Anforderungen - Datenmigrationen bestehender Projektbestände - Betrieb individueller Sonderlösungen

Diese Leistungen werden ausschließlich nach gesonderter Beauftragung gemäß - Anlage LB-06 – DevOps as a Service - aktueller Preisliste nach Aufwand erbracht und abgerechnet.

Sicherheits- und Compliance-Hinweis

Der Auftragnehmer betreibt die OpenProject-Plattform nach allgemein anerkannten technischen Best Practices. Eine automatische Erfüllung regulatorischer Anforderungen wie beispielsweise - NIS2 - DORA - CRA - KRITIS - branchenspezifischer Compliance-Vorgaben ist nicht Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Die Bewertung und Umsetzung regulatorischer Anforderungen verbleibt im Verantwortungsbereich des Auftraggebers und kann gesondert beauftragt werden.

Bezug zur Preisübersicht

Die Preise für Leistungen dieser Anlage ergeben sich aus „Anlage – Preisliste (2026)".